Eigengestrickte Kanbanlösungen – Warum Logistik & Lean Management sich auf das konzentrieren sollten, was sie wirklich können

In vielen Unternehmen entstehen Kanbanlösungen aus Excel, Power BI, SharePoint oder anderen IT-Tools. Oft sind sie das Ergebnis guter Absichten: schnell, pragmatisch und „auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten“. Doch was anfangs hilfreich wirkt, wird im Laufe der Zeit zu einem komplexen, schwer wartbaren und riskanten System – besonders in Logistik und Lean Management, wo Stabilität, Transparenz und Skalierbarkeit entscheidend sind.

Dieser Artikel zeigt auf, warum eigengestrickte Kanbanlösungen langfristig zu Effizienzverlusten, versteckten Kosten und Qualitätsproblemen führen – und weshalb professionelle Kanban-Systeme Unternehmen entlasten, Risiken minimieren und Mitarbeitenden ermöglichen, sich auf das zu konzentrieren, was sie wirklich können: Prozesse verbessern, Wertströme optimieren und operativen Erfolg sicherstellen.

Die häufigsten Gründe für eigengestrickte Kanbanlösungen

Selbst entwickelte Kanbanlösungen sind im B2B-Umfeld weit verbreitet – vor allem dort, wo Lean Management und Logistik schnelle Antworten brauchen und IT-Ressourcen knapp sind.

Typische Auslöser:

Mangel an Standardsoftware im Unternehmen
Zeitdruck, z. B. um Engpässe schnell zu visualisieren
Budgetbeschränkungen
Wunsch nach maximaler Flexibilität
IT kann nicht schnell genug liefern

Kurzfristig mag das sinnvoll erscheinen. Doch viele Unternehmen unterschätzen die langfristigen Konsequenzen – und wie schnell aus einem kleinen Excel-Board ein hochkritisches Steuerungssystem wird.

Die versteckten Risiken von Excel-, SharePoint- und Power-BI-Kanbanboards

Was als pragmatische Übergangslösung startet, verwandelt sich irgendwann in ein Schatten-IT-Projekt. Die Risiken sind vielfältig und gravierend.

Skalierungsprobleme und fehlende Prozessstabilität

Selbstgebaute Kanbanlösungen wachsen nicht kontrolliert mit. Sobald weitere Standorte, Teams oder Produktvarianten dazukommen, stoßen sie an Grenzen:

unübersichtliche Tabellen und Visualisierungen
manuelle Pflege führt zu Fehlern
fehlende automatische Synchronisation
keine Versionskontrolle
Abhängigkeit von einzelnen Ressourcen zu Pflege und Wartung

Der Effekt: Die Lösung wird zum Risiko für Prozessstabilität und verursacht unnötigen Stress im Tagesgeschäft.

Abhängigkeit von Einzelpersonen – ein massiver Engpass

Meist existiert genau eine Person, die das Tool aufgebaut hat – und alles weiß, was damit zusammenhängt.

Fällt diese Person aus, ist das System faktisch tot.

Das ist nicht nur riskant, sondern verhindert auch jede Art von nachhaltigem Lean- und Logistikmanagement.

H3: Hoher Wartungsaufwand und versteckte Kosten

Viele Unternehmen glauben, dass eine eigene Lösung „kostenlos“ sei. Tatsächlich entstehen fortlaufende und oft sehr hohe Aufwände:

Pflege & Updates
Fehlersuche
Datenkorrekturen
Anpassungen für neue Anforderungen
IT-Sicherheitsprüfungen

Interne Kosten sind selten sichtbar, summieren sich aber schnell zu fünfstelligen Beträgen pro Jahr.

Warum Logistik und Lean-Teams keine Softwareentwickler sein sollten

Lean- und Logistikexperten sind Profis in Prozessoptimierung, Materialfluss, Bestandsmanagement und Verschwendungsreduktion. Doch sie sind keine Softwareentwickler.

Drei Kernprobleme:

Fokusverlust: Zeit fließt in Toolpflege statt in echte Prozessverbesserungen.
Fehlende IT-Architektur-Kompetenz: Sicherheitsrisiken, Performanceprobleme, fehlende Skalierbarkeit.
Mangelnde Nachhaltigkeit: Tools altern, werden unübersichtlich, unzuverlässig und fehleranfällig.

Unternehmen verlieren damit wertvolle Lean- und Logistikressourcen an Aufgaben, die nichts mit ihrer eigentlichen Kernkompetenz zu tun haben.

Die Vorteile professioneller Kanbanlösungen für Logistik & Lean Management

Professionelle Systeme sind entwickelt worden, um genau die Probleme zu lösen, die bei selbstgebauten Tools auftreten.

Integrierte Standards für Logistik & Lean

Moderne Kanbanlösungen bieten:

automatische Bestell-, Abruf- und Wiederbeschaffungslogik
Echtzeitdaten aus ERP- und MES-Systemen
Visual Management standardisiert nach Lean-Prinzipien
integrierte Eskalations- und Kommunikationsfunktionen
klare Rollen & Berechtigungen

Damit sind sie deutlich stabiler, zuverlässiger und einfacher zu nutzen.

Deutlich höhere Prozessstabilität

Ein professionelles System garantiert:

Ausfallsicherheit
geregelte Datenflüsse
automatische Dokumentation
revisionssichere Prozessabläufe

Das minimiert Fehler und erhöht die Qualität im Tagesgeschäft.

Flexibilität ohne Chaos

Während eigengestrickte Tools schnell in Komplexität versinken, bieten professionelle Systeme kontrollierte Anpassbarkeit – ohne die Architektur zu gefährden.

Fokus auf das, was man wirklich kann – ein echter Wettbewerbsvorteil

Lean Manager und Logistiker sollten ihre Zeit dort investieren, wo sie den größten Wert schaffen – nicht in IT-Bastellösungen.

Professionelle Systeme ermöglichen:

mehr Zeit für Value Stream Mapping
schnellere Kaizen-Workshops
bessere Prozessdatenauswertung
höhere Transparenz im Shopfloor
schnellere Problemlösung
weniger Fehler und Nacharbeit

Kurz: Teams können endlich wieder Lean machen – statt IT-Workarounds zu verwalten.

Vergleich – Eigengestrickte vs. professionelle Kanbanlösungen

Kriterium	Eigenentwicklung (Excel, SharePoint etc.)	Professionelles System
Stabilität	niedrig	sehr hoch
Skalierbarkeit	begrenzt	unbegrenzt
IT-Sicherheit	hoch riskant	zertifiziert & abgesichert
Wartungsaufwand	sehr hoch	gering
Abhängigkeit von Personen	extrem	minimal
Integration in ERP/MES	kaum möglich	standardisiert verfügbar
Lean-Funktionalität	begrenzt	vollständig integriert
Gesamtkosten	versteckt & hoch	transparent & planbar

Der Unterschied ist eindeutig: Professionelle Systeme gewinnen in allen Kategorien – vor allem langfristig.

Interne und externe Ressourcen – was wirklich teurer ist

Viele Unternehmen glauben, dass ein internes Tool günstiger sei. Doch die Realität zeigt das Gegenteil.

Versteckte Kosten, die oft ignoriert werden:

Opportunitätskosten von Lean-Teams
Schatten-IT & Datenschutzrisiken
wiederkehrender Entwicklungsaufwand
Fehlerquellen durch manuelle Pflege
fehlende Standardisierung

Professionelle Lösungen kosten zwar initial mehr, sind aber langfristig deutlich günstiger, sicherer und leistungsfähiger.

Beispiele aus der Praxis – Typische Schmerzpunkte

1. Produktionsversorgungsfehler
Excel-Zellen werden nicht aktualisiert → Nachschub kommt zu spät → Linien stehen.

2. Power BI Visuals aktualisieren nicht automatisch
Veraltete Daten führen zu falschen Entscheidungen im Shopfloor.

3. SharePoint-Listen werden unübersichtlich
Niemand weiß mehr, welche Ansicht stimmt → Lean-Meetings verlieren Effizienz.

4. Schlüsselperson verlässt das Unternehmen
Das komplette Kanban-System bricht zusammen → teurer Notfall-IT-Einsatz.

Alle Beispiele zeigen das gleiche Muster: Eigene Lösungen skalieren nicht und sind nicht robust genug.

Schlussfolgerung: Professionelle Kanbanlösungen schaffen Stabilität, Effizienz und Freiräume

Selbstgebaute Kanbansysteme sind kurzfristig charmant – langfristig aber teuer, riskant und ineffizient. Logistik- und Lean-Teams müssen sich auf ihre Kernkompetenzen fokussieren, statt als Ersatz-IT zu arbeiten.

Professionelle Kanbanlösungen bieten:

Stabilität
Skalierbarkeit
Sicherheit
Transparenz
Effizienz
Nachhaltigkeit

Wer Lean wirklich ernst nimmt, setzt nicht auf IT-Eigenbauten – sondern auf Standards, die täglich weltweit funktionieren.